Veľakrát dostávam zásadnú otázku, kto je to tá virtuálna asistentka. Niekedy to človek aj približne vie, inokedy si predstavuje Siri, alebo naopak si pod tým nevie nič predstaviť. Prečítajte si 10 dôvodov, prečo spolupracovať s virtuálnou asistentkou.
Kto je virtuálny asistent/ka?
Je to osoba – freelancer alebo firma, ktorá pracuje online a vypomáha alebo riadi viaceré činnosti pre viacerých klientov. Fyzicky môže pracovať z rôznych kútov sveta a miest, ale musí mať hlavne prístup na sieť (internet, signál) a k dispozícii mobil a notebook.
Diverzifikácia klientov a služieb
VA poskytuje podnikateľom alebo firmám rôzne služby na diaľku/externe.
Od úloh digitálneho marketingu, plánovania stretnutí, manažovania eventov a projektov až po čokoľvek, čo sa nemusí robiť fyzicky na mieste.
Samozrejme VA môžu robiť aj muži aj ženy, aby sme to mali genderovo vyvážené a nikoho nediskriminovali.
Delegovanie úloh
Môžete lepšie využiť svojich interných zamestnancov. Tým, že ľahšie úlohy, ktoré musia byť riešené a spravené, odovzdáte VA, tak interný zamestnanec bude môcť riešiť zložitejšie a komplexnejšie úlohy, resp. tie, na ktoré bol špeciálne školený. Hlavný rozdiel je v tom, že niektoré úlohy sa musia vykonávať fyzicky na mieste (napr. v kancelárii). Tam musí byť ten interný zamestnanec. Tie úlohy, ktoré nemusia byť riešené v kancelárii, sú vhodné ako úlohy pre VA.
Existujú výnimky, kedy VA pristúpia na dohodu, aby niekoho fyzicky zastúpili na krátku dobu (napr. vášho interného zamestnanca) v prípade ochorenia alebo dovolenky. Avšak treba predpokladať, že tá cena by potom bola vyššia ako za normálnych okolností.
Dokážete ušetriť na nákladoch
Jedným z hlavných dôvodov, prečo si podnikatelia a firmy “kupujú” niekoho externe, je kvôli nižším nákladom.
Pri “malej” práci si stačí niekoho zaplatiť napr. za hodinovku. Pri práci na TPP by sa zamestnávateľ v podstate prepočítal, ak by nemal tak veľa práce pre zamestnanca, a teda by bol skôr stratový. Samozrejme pri tomto bode je aj dôležitý budget objednávateľa.
V tomto prípade je spolupráca s VA pohyblivá a možná kedykoľvek počas roka.
Zároveň podnikateľ alebo firma môže ušetriť náklady na školiaci proces. Pretože pri prijatí do zamestnania je potrebné osobu začleniť/zaškoliť.
V tej danej chvíli môže byť daný VA už schopný a zručný. Prípadne, ak sú firmy s nejakým jedinečným postupom, tak vždy sa dá do toho rýchlejšie dostať, ak už sú tie skúsenosti (alebo podobne).
TIP pre objednávateľa: Pozrite si referencie virtuálnych asistentov alebo firiem ponúkajúcich také služby! Ak si na začiatku spolupráce chcete overiť ich kvalitu, tak im na začiatok zadajte jednoduchšie úlohy. Následne pri väčšej dôvere im môžete dať aj väčšie a ťažšie úlohy.
VA už má svoju históriu a funguje
Nie sme úplní nováčikovia a neznámi. Poznajú nás už od roku 1990, kedy sa ujal pojem VIRTUÁLNY ASISTENT, ako schopnosť pracovať virtuálne. Vďaka technológií: zdieľania dokumentov pomocou vysokorýchlostného internetu a Cloudu.
Síce niektorí ľudia ešte nepoznajú alebo nie sú zosobnený s týmto pojmom, resp. s funkciou VA, ale to neznamená, že to nefunguje alebo nebude fungovať aj do budúcna. Myslím si, že práve opačne, lebo je tam veľmi veľká perspektíva využívania takýchto služieb, a to každým rokom čoraz viac.
Flexibilita a multitasking
Virtuálna asistentka väčšinou pracuje na voľnej nohe, zvyčajne ako živnostníčka. Vie ponúkať svoje služby aj niekoľkým klientom naraz, záleží od charakteru a objemu práce.
Virtuálna asistentka zvyčajne pracuje z domu a v čase, ktorý vyhovuje jej, prípadne sa vie dohodnúť s klientom na tom, kedy a čo potrebuje (na deadline). Preto je to skvelá možnosť pre ženy na materskej alebo s malými deťmi, pre dôchodkyne, alebo staršie ženy, ktoré majú problém sa uplatniť na trhu práce. Ale to už hovoríme o výhodách skôr pre tých ľudí, čo chcú pracovať ako VA.
Takže ideme ďalej…
Všetko sa dá, keď sa chce
Spolupráca s VA dokáže “vypchať” dieru vašich neznalostí. Avšak, ak by ste chceli tak vás to dokáže aj naučiť pomocou konzultácie, nejakého webináru alebo semináru 🙂
Ak nie ste technický typ, tak VA vám dokáže pomôcť s vašim virtuálnym pracoviskom: od projektového manažmentu a zdieľania súborov, až po ukladanie technických informácií a komunikáciu.
Rozsah služieb a ponuka
Dokáže zastrešiť viaceré služby. Aké?
Všetko závisí od množstva vecí, ako: dopyt, skúsenosti, zručnosti, záujmy a predchádzajúca kariéra. Podľa toho má každý VA v ponuke rôzne služby.
Medzi TOP 30 “najponúkanejších” patrí:
- Vytváranie, aktualizácia, prepis a údržba databáz a CRM. Aby sa nestalo, že by ste o niečo potencionálne mohli prísť.
- Export vizitiek do Excel tabuliek, adresátov, CRM systémov. Ak máte veľa vizitiek, tak tie sa môžu stratiť alebo zničiť, preto je dobré si ich uložiť aj inam (napr. do TAB/Excel) a následne sa s údajmi dá pracovať.
- Vkladanie dát. Nemáte doplnené všetky údaje? VA ich doplní.
- Základné účtovníctvo. Jednoduché vytváranie faktúr alebo zapísanie finančných záznamov.
- Získavanie dát / online research. Chcete si niečo prezistiť/vyhľadať? Dá sa to delegovať…
- Písanie poznámok. Či už z online alebo offline stretnutí, ale dá sa to. Keď nechcete stratiť, ale zaznamenať/zapísať niečo dôležité.
- Vytváranie, úprava a nahrávanie videa.
- Správa social media / plánovanie. VA pridá alebo naplánuje príspevky, ktoré sa budú zverejňovať na rôznych sociálnych sieťach.
- FB, IG, Google reklamy. VA nastaví reklamy na propagáciu vašej firmy, príspevkov, služieb atď.
- Vytváranie webinárov a podcastov / nahrávanie.
- Fórum monitoring / komentovanie. VA zmonitoruje trh, ktorý je pre vás zaujímavý pre porovnanie. Okomentuje/zreklamuje vaše služby a tým dosiahnete určitý typ “reklamy”.
- Tvorba a nastavenie, spravovanie LinkedIn skupiny. Skupina si vyžaduje starostlivosť a vhodné nastavenia podľa uváženia a funkcie skupiny. VA sa o ten chod skupiny môže pravidelne starať.
- Práca s Photoshopom. Keď potrebujete upraviť fotky alebo grafiku nejakej infografiky.
- Prepis.
- Vytváranie, úpravy a formátovanie šablón a manuálov.
- Koordinácia eventov.
- Videoprodukcia a kamerovanie.
- Spravovanie kalendára – manažment stretnutí, udalostí atď.
- Posielanie emailov. Čaká vás veľa emailov, ale chcete ušetriť čas na niečo iné? Stačí sa ozvať a dohodnúť s VA. Veď funkcia ALIAS na Gmaili funguje.
- Vytváranie, editácia a úprava prezentácii.
- Prieskum / manažovanie alebo príprava pracovných alebo súkromných ciest a ubytovania. Chystáte sa niekam a máte podmienky, ako by to tam malo vyzerať? Pretože tých ponúk je strašne veľa, tak VA to dokáže preskúmať a zaslať vám tipy. Ušetríte tým čas a zároveň budete spokojný s ubytovaním.
- Lifestyle manažment – nákup darčekov, rezervovanie reštaurácií a podobne. Nestíhate, ale chcete potešiť svoju partnerku, dieťa alebo niekoho iného nejakým darčekom? Objednať, vybrať alebo dať tipy vie VA podľa aktuálnej situácie na trhu. Samozrejme to platíte vy, plus za službu :))
- Písanie, editácia, plánovanie obsahu na blog, SEO.
- Tvorba a úprava webstránok.
- Ebook editácia, formátovanie a publikácia.
- Vytvorenie Google a Gmail konta, triedenie emailov do priečinkov. Prehľad v e-mailovej schránke je dôležitý. Toto je menšia úloha pre VA, ale nejaký ten čas určite trvá, hlavne vtedy, ak tých Google a e-mailových účtov chcete viac.
- Navrhovanie a formátovanie infografík, loga, bannerov, profilových a titulných fotiek.
- Telefonovanie.
- Preklad. VA preloží z/do rôznych jazykov. Tam treba vždy vyzistiť, aké jazyky sú v ponuke, na akom levely.
- Fotenie produktov. Máte eshop alebo obchod s produktami? Dobré fotky – dobrý obchod 🙂
Virtuálny asistent je samostatný pracovný člen
Ak si najmete iného zamestnanca na TPP, tak okrem platu mu budete musieť platiť aj iné poplatky/okolnosti:
- Dane.
- Sick days.
- Dovolenku.
- Odmeny.
- Dentálnu hygienu (benefity…)
VA musí zvládnuť všetky svoje výdavky sám/sama vrátane daní a poistenia. To znamená, že vy ako zamestnávateľ/manažér/podnikateľ môžete ušetriť peniaze na iné náklady.
Časová flexibilita a nahradenie
Zvýšená flexibilita: V rámci spolupráci s VA nie ste odkázaní na pracovné dni a hodiny (ako by to bolo normálne so zamestnancom). Veľmi prospešné to môže byť aj vtedy, keď sa nachádzate v rozličnom časovom pásme. Napríklad Slovensko a USA.
Možno to bude znieť hrozne, ale ak nebudete spokojní s vašim aktuálnym VA, tak ho jednoducho môžete vymeniť. Čo pri zamestnancovi je to komplikovanejšie (papierovo až možno súdne, ťažké nájdenie náhrady, zasa školenia atď).
Extrémna použiteľnosť VA
Využíva sa v TOP 5 segmentoch podnikania:
- Realitný. Hlavne pri manažovaní schôdzok/meetingoch, obvolávaní klientov alebo pri zisťovaní stavu nehnuteľnosti. Potom aj pri prepise dokumentov alebo návrhov.
- Právny. Rovnako ako pri realitnom, až na to, že veľa právnych kancelárii na Slovensku zatiaľ nevyužíva VA.
- IT. VA pomôže pri aktualizovaní, úprave a vkladanie dát.
- Účtovný a finančný. Nachystajú doklady pre účtovníctvo, kontrolujú budget klienta.
- Marketingový. Tu je využiteľnosť VA obrovská, či už pri samotnom marketingu alebo administratíve…
Pozn.: Chýba tam priemysel, ale zas tam moc nefiguruje VA.
Krátke zhrnutie
Na záver len toľko, že každý podľa svojej chuti a potreby. Niekto potrebuje mať fyzicky (na mieste) osobu, ktorá robí danú službu, ale existuje viacero segmentov (aj tie čo som rozpísala), pre ktoré to môže mať extra prínos.